Elektronische Rechnungen nach EN 16931 lassen sich in verschiedenen Formaten und Profilen ausliefern. Diese Seite erklärt die Begriffe und hilft bei der Auswahl.
EN 16931 – die gemeinsame Norm
EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie definiert ein semantisches Datenmodell mit Geschäftsbegriffen (BT, Business Term, z. B. BT-1 = Rechnungsnummer) und Begriffsgruppen (BG, Business Group). ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung sind unterschiedliche technische Ausprägungen derselben Norm.
Alle vom Modul erzeugten Formate verwenden die Cross Industry Invoice (CII)-Syntax (UN/CEFACT). Das ist die XML-Syntax, die ZUGFeRD und XRechnung in Deutschland nutzen.
Die Formate im Überblick
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| ZUGFeRD 2.x | Hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Der Mensch sieht das PDF, die Software liest das XML. Ideal für den B2B-Versand, da Empfänger ohne E-Rechnungs-Software weiterhin das PDF nutzen können. |
| Factur-X | Das französische Pendant zu ZUGFeRD – technisch identisch (hybrides PDF mit CII-XML), gleicher EN-16931-Kern. |
| XRechnung | Der deutsche CIUS (länderspezifische Anpassung) der EN 16931 für den öffentlichen Sektor. In der Praxis als reines XML versendet. Strengere Geschäftsregeln (BR-DE-*). Siehe XRechnung. |
„ZUGFeRD" und „Factur-X" bezeichnen dasselbe hybride PDF-Format. „XRechnung" bezeichnet eine strengere Profil-Variante, die wegen der Anforderungen des öffentlichen Sektors typischerweise als reine XML-Datei übermittelt wird.
Profilauswahl
Das Profil bestimmt den Umfang der strukturierten Daten und die anzuwendenden Geschäftsregeln. Sie wählen es unter E-Invoicing → Allgemein → Profil. Die Erweiterung bietet folgende Profile an:
| Profil | Umsatzsteuerkonform | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| BASIC | Ja | Einfache, umsatzsteuerkonforme B2B-Rechnungen. Teilmenge der EN 16931 mit den grundlegenden Pflichtfeldern. |
| EN 16931 (COMFORT) | Ja | Standardempfehlung. Bildet die Norm EN 16931 vollständig ab und deckt die Kernelemente einer elektronischen Rechnung ab. |
| XRechnung 2.2 / 2.3 / 3.0 | Ja | Deutscher öffentlicher Sektor (B2G). CIUS der EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Geschäftsregeln. XRechnung 3.0 ist die aktuelle Version. |
Der Standardwert ist EN 16931 (COMFORT).
Verwenden Sie für reguläre B2B-Rechnungen EN 16931 (COMFORT). Wechseln Sie nur dann auf ein XRechnung-Profil, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber in Deutschland fakturieren – dieses Profil verlangt zusätzliche Pflichtfelder (siehe XRechnung).
Welches Format für welchen Empfänger?
- B2B Inland (Deutschland): ZUGFeRD mit Profil EN 16931 (COMFORT) – als hybrides PDF.
- B2B grenzüberschreitend (EU): ZUGFeRD/Factur-X mit Profil EN 16931 (COMFORT).
- B2G (öffentlicher Sektor Deutschland): XRechnung 3.0 – mit Leitweg-ID (BT-10) als reine XML-Datei.
- Export außerhalb der EU: Es besteht in der Regel keine E-Rechnungspflicht; ein PDF genügt.