XRechnung oder ZUGFeRD: was Sie wann brauchen
XRechnung und ZUGFeRD werden häufig als zwei konkurrierende Standards behandelt. Tatsächlich setzen beide dieselbe europäische Norm um und unterscheiden sich nur in zwei Punkten: in der Form der Datei und in den Pflichtfeldern. Welches Format Sie brauchen, entscheidet sich danach, was Ihre Empfänger benötigen: Deutsche Behörden verlangen zwingend die XRechnung samt Leitweg-ID, Firmenkunden im B2B-Geschäft erhalten in aller Regel ZUGFeRD.
Beide bauen auf derselben Norm auf
Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie benannt werden. Diese Angaben heißen Geschäftsbegriffe, kurz BT für Business Term, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer.
Auch die Syntax ist dieselbe: Beide nutzen in Deutschland Cross Industry Invoice (CII), ein XML-Format der UN/CEFACT. Eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Rechnung können denselben fachlichen Inhalt tragen und sich im XML kaum unterscheiden.
Der Unterschied: wer die Rechnung empfängt
XRechnung für den öffentlichen Sektor
XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931 für Rechnungen an Behörden. Sie ist eine reine XML-Datei ohne Sichtbeleg und schreibt zusätzliche Pflichtfelder vor, die die Norm selbst offenlässt, allen voran die Leitweg-ID, über die der Empfänger innerhalb der Verwaltung adressiert wird.
ZUGFeRD für Geschäftskunden
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in dem das CII-XML eingebettet liegt. Menschen sehen die gewohnte PDF-Rechnung, Software liest die strukturierten Daten. Für den B2B-Versand ist das der praktische Weg, weil der Beleg im Alltag lesbar bleibt, etwa zur Prüfung, zur Ablage oder zur Weitergabe an die Buchhaltung.
Für dasselbe Format begegnet Ihnen auch der Name Factur-X. Technisch besteht kein Unterschied: hybrides PDF mit eingebettetem CII-XML, gleicher EN-16931-Kern. Factur-X ist die europaweit gebräuchliche Bezeichnung und soll die Doppelbenennung mittelfristig auflösen. In Deutschland ist ZUGFeRD weiterhin der geläufigere Begriff.
Welches Format wann
| Empfänger | Format | Warum |
|---|---|---|
| Behörde, öffentlicher Auftraggeber | XRechnung | Von den Rechnungsportalen verlangt, samt Leitweg-ID |
| Unternehmen | ZUGFeRD | Strukturierte Daten und lesbarer Beleg in einer Datei |
| Unternehmen mit fester Formatvorgabe | Nach Vorgabe | Beide Formate werden maschinell gelesen |
Wenn der Empfänger nichts vorgibt und kein Amt beteiligt ist, ist ZUGFeRD die sichere Wahl: Es wird maschinell gelesen und bleibt zugleich als Beleg brauchbar.
Was XRechnung zusätzlich verlangt
Die EN 16931 lässt einige Felder offen, die XRechnung verbindlich macht. Wer bisher nur ZUGFeRD erzeugt hat, muss diese Angaben ergänzen:
| Feld | EN 16931 | XRechnung |
|---|---|---|
| Elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) | optional | Pflicht |
| Telefon des Verkäuferkontakts (BT-42) | optional | Pflicht |
| E-Mail des Verkäuferkontakts (BT-43) | optional | Pflicht |
| Käuferreferenz (BT-10) | optional | Pflicht, ersatzweise die Bestellnummer nach BR-DE-15 |
| Leitweg-ID | optional | Pflicht im öffentlichen Sektor |
| Zahlungsgruppe zur Zahlungsart (BG-17/18/19) | optional | Pflicht je nach Code in BT-81 |
Die ersten drei Angaben betreffen Ihr eigenes Unternehmen und werden einmalig hinterlegt. Käuferreferenz und Leitweg-ID liefert dagegen der Empfänger.
Pflichtfeld Leitweg-ID
Eine XRechnung ohne Leitweg-ID wird von Behördenportalen abgewiesen. Die ID vergibt der Empfänger, nicht der Rechnungssteller. Fragen Sie sie vor der ersten Rechnung ab und hinterlegen Sie sie am Kunden, nicht an der einzelnen Bestellung.
Die Profile im Überblick
Innerhalb der ZUGFeRD- und Factur-X-Spezifikation bestimmt das Profil, wie ausführlich der Rechnungsdatensatz strukturiert ist. Das Profil beschreibt das XML selbst und gilt unabhängig davon, ob es in ein PDF eingebettet oder als reine XML-Datei ausgeliefert wird. XRechnung gehört als eigenes Profil dazu:
- BASIC: eine Teilmenge der Norm mit den grundlegenden Pflichtfeldern. Umsatzsteuerkonform und ausreichend für einfache B2B-Rechnungen.
- EN 16931 (COMFORT): bildet die Norm vollständig ab, mit Positionen, Rabatten und Steueraufschlüsselung.
- XRechnung 2.2 / 2.3 / 3.0: der deutsche CIUS für den öffentlichen Sektor, mit den zusätzlichen Geschäftsregeln aus dem vorigen Abschnitt. Version 3.0 ist die aktuelle.
Für Rechnungen an Geschäftskunden ist COMFORT die Standardempfehlung, weil es die Kernelemente einer elektronischen Rechnung vollständig abdeckt. BASIC bleibt eine Option, wenn die Rechnungen schlicht bleiben; es deckt jedoch nur einen Teil der Felder ab, was bei Rabatten, Versandkosten oder mehreren Steuersätzen auf einer Rechnung schnell zu eng wird. Welche XRechnung-Fassung ein Portal erwartet, steht in dessen Vorgaben.
Umsetzung im Magento-Shop
In Magento entsteht die E-Rechnung aus der Bestellung: Verkäuferdaten, Steuerkategorien, Zahlungsbedingungen und Positionen müssen so abgelegt sein, dass sie den Geschäftsbegriffen der Norm zugeordnet werden können. Unsere Erweiterung Electronic Invoicing für Magento 2 erzeugt daraus ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X, hängt das XML an die Rechnungs-E-Mail und bettet es auf Wunsch in das PDF ein.
Die Einstellungen liegen unter Sales → E-Invoicing. Dort gehören die elektronische Adresse und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens unter Verkäufer, die Käuferreferenz und die Leitweg-ID unter Käuferinformationen und die Zahlungsbedingungen unter Zahlung. Für die Zahlungsgruppe einer Überweisung genügt die IBAN bei den Verkäuferangaben.
Welche Felder wohin gehören und wie die Profile gewählt werden, steht ausführlich in der Dokumentation zu Formaten und Profilen.
Was unterscheidet ZUGFeRD von einer PDF-Rechnung?
Das eingebettete XML. Ein ZUGFeRD-PDF trägt zusätzlich zum sichtbaren Beleg einen strukturierten Datensatz nach EN 16931, den Software direkt auslesen kann. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung enthält nur die Darstellung; ihre Daten müssten abgetippt oder per Texterkennung übernommen werden.
Kann ich einfach immer XRechnung verwenden?
Technisch ja. Eine XRechnung ist allerdings eine reine XML-Datei ohne Sichtbeleg. Im Geschäftsverkehr ist ein PDF im Alltag handlicher, etwa beim Prüfen, Ablegen oder Weiterleiten, und genau das liefert ZUGFeRD zusätzlich zu denselben strukturierten Daten.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Der Name. Beide bezeichnen dasselbe hybride PDF-Format mit eingebettetem CII-XML nach EN 16931. Factur-X ist die europaweit gebräuchliche Bezeichnung und soll den Doppelnamen mittelfristig auflösen; in Deutschland ist ZUGFeRD bislang geläufiger.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Empfänger. Behörden geben sie in der Bestellung oder im Vergabeverfahren an. Ohne sie weist das Rechnungsportal die XRechnung zurück.
Dieser Beitrag erklärt technische Formate der elektronischen Rechnungsstellung. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; ob und ab wann Sie zur elektronischen Rechnung verpflichtet sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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