XRechnung oder ZUGFeRD: was Sie wann brauchen
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch ausstellen, kleinere Unternehmen spätestens ab 2028. Die Einzelheiten regelt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Wer sich damit befasst, stößt auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Die kurze Antwort: Rechnungen an Behörden schicken Sie als XRechnung, Rechnungen an Unternehmen in der Regel als ZUGFeRD. Beide beruhen auf derselben europäischen Norm, deshalb liegen sie näher beieinander, als die zwei Namen vermuten lassen.
Eine Norm, zwei Formate
Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie sie heißen, von der Rechnungsnummer bis zur Steueraufschlüsselung. Jede Angabe trägt ein Kürzel, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer. BT steht für Business Term; die Kürzel begegnen Ihnen in jeder Fehlermeldung eines Prüfportals.
Technisch ist eine E-Rechnung eine XML-Datei. Die Norm erlaubt dafür zwei Syntaxen: UBL und Cross Industry Invoice (CII). Die XRechnung gibt es in beiden, ZUGFeRD verwendet CII.
XRechnung für Behörden
Die XRechnung ist die deutsche Fassung der Norm für den öffentlichen Sektor. Sie besteht nur aus der XML-Datei; lesbar wird sie erst in der Software des Empfängers. Gegenüber der Norm macht sie mehrere Angaben zur Pflicht, darunter die Leitweg-ID, über die eine Rechnung innerhalb der Verwaltung ihren Empfänger findet. Die Rechnungsportale prüfen jede Rechnung gegen diese Regeln und weisen ab, was nicht passt.
ZUGFeRD für Unternehmen
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem die XML-Datei steckt. Ihr Kunde sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus. Das ist im Alltag praktisch: Die Rechnung lässt sich ohne weitere Software prüfen, ablegen und weiterleiten. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
Welches Format für wen
| Empfänger | Format |
|---|---|
| Behörde, öffentlicher Auftraggeber | XRechnung mit Leitweg-ID |
| Unternehmen ohne Vorgabe | ZUGFeRD, Profil EN 16931 |
| Unternehmen mit Vorgabe | das vorgegebene Format |
Im Geschäftsverkehr ist jedes Format zulässig, das der EN 16931 entspricht, also auch die XRechnung. Für ZUGFeRD spricht der lesbare Beleg in derselben Datei.
Was die XRechnung zusätzlich verlangt
Wer bisher nur ZUGFeRD erzeugt, muss für die XRechnung einige Angaben ergänzen, die die Norm offenlässt:
- einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Name, Telefon und E-Mail (BT-41 bis BT-43)
- die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49)
- die Käuferreferenz (BT-10), bei Behörden die Leitweg-ID
- Zahlungsangaben, bei Überweisung die IBAN
Ansprechpartner, Adresse und IBAN Ihres Unternehmens hinterlegen Sie einmal. Die Leitweg-ID kommt vom Empfänger.
Ohne Leitweg-ID keine Zustellung
Eine XRechnung ohne gültige Leitweg-ID weisen die Behördenportale ab. Die ID vergibt der Empfänger, nicht der Rechnungssteller. Fragen Sie sie vor der ersten Rechnung ab.
Profile
Innerhalb von ZUGFeRD legt das Profil fest, wie viele Angaben die Rechnung trägt. Für Rechnungen an Unternehmen ist das Profil EN 16931, auch COMFORT genannt, die Regel. Es bildet die Norm vollständig ab, mit Positionen, Rabatten und Steueraufschlüsselung. BASIC deckt nur einen Teil davon ab und wird eng, sobald Versandkosten, Rabatte oder mehrere Steuersätze auf einer Rechnung stehen. Für Behörden gibt es das Profil XRechnung; welche Version ein Portal erwartet, steht in dessen Vorgaben.
MINIMUM und BASIC WL
Die beiden kleinsten ZUGFeRD-Profile enthalten keine Rechnungspositionen und gelten in Deutschland nicht als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Für den Rechnungsversand kommen erst BASIC und größere Profile in Frage.
Umsetzung in Magento
In Magento entsteht die E-Rechnung aus der Rechnung zur Bestellung. Unsere Erweiterung ZUGFeRD E-Rechnung für Magento 2 erzeugt daraus ZUGFeRD oder XRechnung, hängt das XML an die Rechnungs-E-Mail und bettet es auf Wunsch in das PDF ein.
Ihre Unternehmensdaten tragen Sie einmal in der Konfiguration ein. Die elektronische Adresse des Käufers übernimmt die Erweiterung aus der E-Mail-Adresse der Bestellung. Die Leitweg-ID liest sie aus einem Kundenattribut oder aus einem Feld, das Ihr Kunde im Checkout ausfüllt. Welche Angabe wohin gehört, steht in der Dokumentation zur XRechnung.
Was unterscheidet ZUGFeRD von einer PDF-Rechnung?
Das eingebettete XML. Ein ZUGFeRD-PDF trägt neben dem sichtbaren Beleg einen strukturierten Datensatz nach EN 16931, den Software direkt ausliest. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung enthält nur die Darstellung und ist deshalb keine E-Rechnung.
Kann ich Unternehmen eine XRechnung schicken?
Ja, die XRechnung entspricht der EN 16931. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass der Beleg ohne weitere Software lesbar bleibt.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Der Name. Factur-X ist die französische Bezeichnung derselben Spezifikation: ein PDF mit eingebettetem CII-XML nach EN 16931.
Welches Profil soll ich wählen?
Für Rechnungen an Unternehmen das Profil EN 16931, auch COMFORT genannt. Es bildet die Norm vollständig ab und ist in unserer Erweiterung voreingestellt. Für Behörden wählen Sie ein XRechnung-Profil.
Welche XRechnung-Version brauche ich?
Die, die das Rechnungsportal des Empfängers vorgibt. Welche Versionen die Erweiterung erzeugt, steht in der Dokumentation zur XRechnung.
Welche XML-Syntax erzeugt die Erweiterung?
Cross Industry Invoice (CII). Diese Syntax verwenden ZUGFeRD und Factur-X, und die XRechnung ist in ihr ebenfalls zulässig.
Braucht mein Kunde besondere Software, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu öffnen?
Nein. Das PDF öffnet jeder PDF-Betrachter. Das eingebettete XML liest seine Buchhaltungssoftware aus.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Empfänger. Behörden nennen sie in der Bestellung oder im Vergabeverfahren.
Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?
Aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche: Grobadressierung, Feinadressierung und eine zweistellige Prüfziffer, zum Beispiel 991-12345-67. Die Länge der ersten beiden Teile ist nicht fest.
Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Laut Bundesfinanzministerium sind die Daten im XML maßgeblich. Das PDF dient der Darstellung und darf inhaltlich nicht davon abweichen.
Wie prüfe ich, ob eine XRechnung angenommen wird?
Mit einem Prüfdienst, der die deutschen Geschäftsregeln abdeckt, etwa dem Validator der KoSIT. Unsere Erweiterung prüft das XML gegen das Schema; Verstöße gegen die Geschäftsregeln erkennt diese Prüfung nicht.
Dieser Beitrag erklärt technische Formate der elektronischen Rechnungsstellung. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; ob und ab wann Sie zur elektronischen Rechnung verpflichtet sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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